会議が長い＝時間を無駄に浪費してます｜簡潔で効果的な会議の進め方

突然ですが、あなたの会社の会議は長いですか？

筆者の会社の会議は長いです。営業会議なんて終日やっています。

営業会議の約７割の時間は、先月の売上報告と活動報告で終わります。課題検討をする時間は１割程度でしょうか。

このような会議をやっていて、売上アップは見込めるのでしょうか？

以上のテーマで、本記事を作成しました。

本記事を読んで、会議を効果的なものに変えていきましょう！

会議が長い＝時間を無駄に浪費してます

それぞれを解説していきます。

集中力が持続しない

人間の集中力は最大で45分と言われています。（参考資料はこちら）

小学校での時間割が45分で組まれているのも、ちゃんとした理論があってのことなんですよね。

しかし、会社の会議ではこまめに休憩を取りません。取ったとしても２～３時間に１度のトイレ休憩くらいでしょう。

それでなくても面白くない会議に長い間、集中力が持つわけがありません。

モチベーションが下がる

長い会議は誰でも嫌なものです。
ウンザリしますよね。

景色の変わらない会議室に閉じ込められ、ずっと同じ体勢で長時間座り続けることは、想像以上にハードです。

当然、毎月のように会議が長いと「発言すると余計に会議が長くなりそうだから…」と発言する気持ちを抑え、聞き側に徹するようになります。

結果、聞いているだけの会議となり、決定事項や営業戦略に対しても積極性を持てずに、仕事自体のモチベーションが下がっていきます。

良い発想が生まれない

会議が長いと、課題を解決する！という意識よりも、長い会議に耐える！という意識になります。

頭の消費エネルギーを極力減らし、長時間に備えるという人間の本能が発動するわけです。

当然、斬新なアイデアも出るわけがなく、会議が長い割に「何も決まらなかった・とりあえず決めた」ということになるでしょう。

意思の統一や課題解決ができない長いだけの会議に、何の価値もありません。単純に無駄です。

長い会議になってしまう３つの原因

それぞれの原因を見ていきましょう。

活動報告が長い

会議が長い原因の１つに、個々の活動報告が挙げられます。

筆者の会社も先月の活動報告がプログラムに組み込まれていますが、自分たちの功績をPRしたいと必死になり、確実に午前中が潰れています。

でも営業の○○さんが、■■社に見積もりを提出しました。とか正直どうでもいいんですよね。

会議で上長やメンバーにあなたの功績をPRしたい気持ちはわかりますが、参加者全員が関連する報告以外は極力避けましょう。

会議が始まってから議題が決まる

会議が長い原因の２つ目は、会議前に議題が決まっていないことが挙げられます。

毎月の定例会議なので予定は空けているものの、いったい何について議論・打ち合わせをするのか決まっていないって、冷静に考えたらおかしい話です。

筆者の会社の会議では、活動報告の中で各自の課題や悩みの中から、その後の議題が決定します。
確かにその課題や悩みを解決すれば売上に直結しますが、案件単位なんですよね。

しかもその議題を見つけるために何時間も活動報告をするなど、時間の無駄遣いにも程があります。

終わりの時間を決めていない

会議が長い原因の３つ目は、会議の終了時間が明確になっていないことが挙げられます。

終わりがハッキリしない会議。活動報告で山のような案件単位の課題。これでは会議を実施する意味が半減します。

夏休みの宿題と同じように、期日・時間がしっかりと決められているのであれば、会議も集中することができます。しかし、ダラダラと長い会議でいったい誰がいい意見を言えるのでしょう。

すべての課題を解決することは不可能ですし、会議を長くしても売上にはつながりません。

長い会議にならないための３つの対策

それぞれの対策をご紹介します。

活動報告は事前に共有しておく

結果の報告（売上推移や営業活動）は、会議中に報告せず事前に共有しておきましょう。

会議前に課題の共有化ができているので、スムーズに会議に入ることができます。もちろん活動報告の時間も縮小できるので、会議の時間を短縮することも可能です。

やり方は非常にカンタンで、共有ファイルに会議参加者専用のフォルダを作り、各自の報告書をアップする。そして、会議の参加者は事前にその資料を読んでおくだけ。

興味の持てない他部署の成果アピールを聞くこともないので、より議題に意識を集中させることもできるでしょう。

事前にメインテーマを決めておく

会議のメインテーマを事前に決めておくことも有効です。

各自の意見を事前に考えておけるため、会議中に考える時間を設ける必要がないことに加えて、より深い議論ができるというメリットも生まれます。

例えば、会議終了時に次回のテーマを決めておき、次回会議までに各自の意見をまとめておけば、会議と会議の間の時間も有効活用できるでしょう。

さらにメインテーマを決めておくことで、会議の趣旨が明確化となり、より効果的な会議になります。

タイムスケジュールを明確にしておく

長い会議にならないため、タイムスケジュールは明確にしておきましょう。加えて１項目あたり45分で区切っておくこともおすすめです。

タイムスケジュールが明確になっていることで、会議にリズムが生まれ、参加者の集中力の持続にも期待ができます。

例えば、会議のレジュメを作成し、各議題ごとに時間配分を追加しておくことで、参加者にも意識づけることが可能です。

そんな会社の会議には、特にタイムスケジュールを明確にしておくことをおすすめします。

まとめ

会議はやり方次第で効果的にもなれば、社員のモチベーションを下げることにもなります。

今現状のあなたの会社の会議を振り返り、長い会議からの脱却を考えてみましょう。

本来会議とは、意思統一や課題解決をするための手段の１つです。会議をやることが目的になっていませんか？